Diseño, Documentación e Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad de Acuerdo a la NTC GP 1000:2009 a la Personería de Bucaramanga.

Abstract

Para lograr el fortalecimiento de la Personería de Bucaramanga y teniendo como marco las disposiciones gubernamentales del orden nacional consagradas en la Ley 872 de 2003, se decidió adoptar e implementar los lineamientos establecidos en la Norma NTCGP 1000 Versión 2009, en el segundo semestre del 2011. En el diseño, documentación e implementación de la NTC GP 1000:2009, se hizo un trabajo enfocado para establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad. Esto llevará a promover el mejoramiento continuo para el excelente funcionamiento de la entidad. Se realizo un diagnóstico inicial de la Personería de Bucaramanga bajo los requerimientos de la norma, para conocer en qué estado se encontraba la entidad y así proceder a diseñar, documentar e implementar. Con este diagnóstico se dio paso a la planificación estratégica de la calidad, en esta etapa se diseñaron las actividades a desarrollar, definidas por la alta dirección para satisfacer las necesidades y especificaciones del cliente y de la entidad. Seguidamente en la etapa de documentación se realizo una revisión detallada de cada uno de los procesos. Así mismo se documentaron las actividades que se llevan a cabo, definiendo su respectiva caracterización, procedimientos, instructivos, manuales, registros y manual de indicadores. El propósito de la etapa de implementación fue poner en marcha todos los lineamientos necesarios para garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad en la personería a través de círculos de calidad, capacitaciones y mecanismo de seguimiento de indicadores. Terminando, el diagnóstico final permite conocer el nivel de cumplimiento final de los requisitos exigidos por la NTC GP 1000:2009, donde se asegura que la personería de Bucaramanga establece, implementa y mantiene los procesos necesarios para la implementación de Sistemas de Gestión de Calidad.

In order to achieve the strengthening of the Personería de Bucaramanga and taking as a framework the national governmental regulations contained in Law 872 of 2003, it was decided to take and implement the guidelines established by NTCGP 1000 Version 2009, in the second half of 2011. In the design, documentation and implementation of NTC GP 1000:2009, focused work was done to establish, implement and maintain the necessary processes for quality management system. This will promote continuous improvement to the excellent performance of the entity. First of all, under the requirements of the rule NTC GP 1000:2009 an initial diagnosis was performed at La Personería de Bucaramanga in order to understand the status of the entity and be able to design, document and implement. The initial diagnosis gave way to strategic planning of quality. At this point, activities to develop were designed. At the same time, those activities were defined by senior management to satisfy needs and specifications of the customer and the entity. Consequently, at documentation stage, a detailed review of each process was done. Also, all activities that take place in the company were documented by defining their respective characterization, procedures, instructions, manuals, records and manual indicators. The purpose of the implementation stage was to implement all the necessary guidelines with the purpose to ensure efficiency, effectiveness and efficiency of the System of Quality Management in La Personería de Bucaramanga through quality circles, training and a monitoring mechanism of indicators. As a final point, the final diagnosis allows the company to know the level of final fulfillment of the requirements of the NTC GP 1000:2009, which ensures that La Personería de Bucaramanga establishes implements and maintains the necessary processes for implementation of Management Systems quality.