Diseño e implementación de una aplicación en excel para la administración de inventarios de la empresa SGI LTDA.

Abstract

En la empresa Servicios Geológicos Integrados SGI LTDA, existe un mínimo control sobre el manejo de inventarios en el almacén. Lo que ha implicado incurrir en gastos innecesarios con compras adicionales de materiales y pérdida de tiempo en la ejecución de procedimientos que requieren estos equipos y materiales en stock, debido a que no se manejan niveles mínimos de cantidades requeridas para realizar los pedidos en pro del abastecimiento del almacén. Por ésta razón se ha diseñado un plan de acción descrito en el cronograma de actividades de ésta práctica empresarial en la que se pretende desarrollar una aplicación que ejecute de manera organizada y controlada el registro de inventarios. Buscando la consecución de los objetivos, en principio fue necesario realizar una investigación acerca del manejo de inventarios en la empresa, los formatos que se aplicaban para el control de entradas y salidas de materiales y equipos del almacén y cómo se llevaba el control hacia los responsables de esta entrega. Se encontró que en muchos casos los formatos diligenciados no tenían un control de calidad y se extraviaban con el tiempo, perdiendo así el historial del inventario que se tenía en el almacén. Debido a esto se planteó el objetivo general de esta práctica, el "diseño e implementación de una aplicación para sistematizar la administración del inventario de la empresa SGI LTDA", con el que se busca dar una solución al problema de inventarios que padece la empresa actualmente. El sistema fue realizado en la herramienta de Excel, mediante el uso de formularios y macros cumpliendo con los requerimientos de la empresa. Se realizó la entrega de la aplicación con un manual de usuario detallando el uso correcto del sistema para quien sea asignado como encargado del almacén, facilitando su ejecución.

In the company Servicios Geológicos Integrados SGI LTDA, there is little control on inventory management in the warehouse. This has cause unnecessary additional purchases of materials and waste of time in performing procedures that require such equipment and materials in stock, because they are not handled minimum amounts required to place orders on behalf of supply store. For this reason we have designed a plan of action described in the schedule of activities of this business practice, which aims to develop an application that runs in an organized and controlled the inventory record. For achieving the objectives, in principle it was necessary to investigate about the inventory management in the company, the formats applied to control inputs and outputs of materials and equipment from the store and how was the control towards the responsible of this release. We found that in many cases the forms filled out had no quality control and strayed over time, losing the history of the inventory that was in store. Due to the above, the general objective of this practice was made, the design and implementation of an application to systematize inventory management in the company SGI LTDA, which seeks to provide a solution to the inventory problem faced currently by the company. The system was made in the Excel tool, using forms and macros meeting the requirements of the company. Were delivered to the application with a user manual detailing the proper use of the system for who is assigned as a warehouse manager, facilitating its implementation.