Actualización de la gestión por procesos de la Empresa CAG Ltda de Bucaramanga

Abstract

La gestión por procesos es actualmente uno de los principios básicos y fundamentales para orientar una organización hacia la obtención de los objetivos deseados y enfocando la atención en el logro de resultados a partir del desarrollo de una cultura de calidad basada en la mejora continua. Cuando se inició el análisis de los procesos en la compañía se evidenció la falta de operación a través de los mismos, sin embargo, al analizar a detalle al interior de la organización se encontró una ejecución por funciones, es decir, cada rol ejecuta su lista de actividades/tareas y termina la operación, razón por la cual se identificaron eventos independientes que llevan a resultados idénticos (duplicidad de tareas), falta de comunicación entre áreas, decisiones centralizadas en los niveles jerárquicos más altos, falta de empoderamiento, falta de control sobre las actividades/tareas llevadas a cabo o por ejecutarse, entre otras situaciones que impedían que la organización fluyera adecuadamente, retrasando la operación y afectando los resultados esperados. Esta evidencia fue la base de la propuesta de implementación de Gestión de Procesos, debido a que es una metodología que permite centrar la atención en los resultados de los procesos no en las actividades o tareas, esto implica un mejoramiento en los canales de comunicación, aprovechamiento de sinergias, reducción de ineficiencias empleando homologación de actividades/tareas. Permite planificar, depurar y controlar los procesos de operación aumentando las capacidades, el control y rendimiento de la Compañía. Durante la implementación de esta metodología se contó con la participación activa de la gerencia así como de los responsables de cada proceso, contribuyendo a la estandarización de los mismos, descripción de perfiles de cargo, aplicación de herramientas de la calidad. Así mismo se establecieron 2 nuevos indicadores de gestión como complemento a los existentes con el propósito de medir y controlar el cumplimiento de los resultados obtenidos. Se integró la gestión HSEQ como parte de un solo proceso, con el propósito de promover y garantizar la salud ocupacional, la seguridad industrial, responsabilidad social y medio ambiente, debido a que son elementos críticos y fundamentales para la compañía. Con la implementación de esta metodología, se busca que los procesos sean más eficaces y eficientes y de esta forma permitir que al interior de la compañía se conforme un panorama competitivo con el fin de fortalecer su posición en el mercado.

Process management is currently one of the basic and fundamental principles to drive an organization toward achieving the overall desired objectives, by managing the processes in an integrated way and centralizing the resources to build a culture in terms of quality based on continuous improvements. When this project of analysis of processes was overtaken in the company, it was revealed a lack of application of these, however, when analyzing in detail these issues within the organization it was found that every role perform by functions, each role performs a list of activities / tasks until finishing the process, that is why independent events that lead to identical results (duplication of tasks) were found, also centralized decisions by the high levels of the company, lack of empowerment and of control over operations are the most relevant ones to be named, hence an inaccurate flow of the organization causing delays on achieving the expected results. This evidence was the main reason to propose the implementation of process management in the company, since this is a methodology that allow to focus on the results produced by the process rather than the individual tasks or activities, which implies an improvement in communication channels, exploiting synergies, eliminating the inefficiencies associated with the repetitiveness of the activities, also planning, debugging, and monitoring of work processes to increase organizational capacity and performance. 15 During the implementation of this phase we had the active participation of the management team as well as those responsible for each process, contributing to the standardization of these, description of job profiles and application of quality tools. It also established new performance indicators to complement existing ones in order to measure and monitor compliance with the results. HSEQ management was integrated as part of a single process, in order to promote and ensure occupational health, industrial safety, and environmental and social responsibility because they are fundamental and critical elements for the company. With the implementation of this methodology, it is intended that the processes are more effective and efficient, therefore develop a competitive landscape inside the company to strengthen its position in the market.