Diseño y planificación de la puesta en marcha del sistema de gestión documental para obra en Marval S.A. cumpliendo la resolución 8934 de 2014

Abstract

La gestión documental comprende el desarrollo de diferentes actividades de tipo administrativo y técnico con el fin de planificar, procesar, manejar y organizar la documentación producida y recibida, desde su creación hasta su destino final, buscando facilitar su utilización y conservación. Partiendo de esta premisa, se desarrolló el presente proyecto aplicando fundamentos de la Norma ISO 15489 en el diseño de un Sistema de Gestión Documental para las obras de Marval S.A y en cumplimiento de la Resolución 8934. El alcance del mismo fue de tipo propositivo y se llevó a cabo siguiendo una secuencia lógica de actividades que comenzó con un diagnóstico de la situación inicial del manejo de la documentación, posteriormente se establecieron estrategias encaminadas a la mejora de la situación identificada, para seguir con el diseño del sistema abarcando cada uno de los procesos que componen las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos. Se finalizó estableciendo lineamientos y recomendaciones para planificar su futura implementación, garantizando de esta manera el cumplimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo, y el apoyo conjunto de todas las áreas involucradas. Document management includes the development of different activities of administrative and technical type in order to plan, process, manage and organize the produced and received documentation, from its creation to its final destination, facilitating their use and conservation. On this premise, the present project was developed by applying fundamentals of the ISO 15489 in the design of a Document Management System for the construction sites of Marval SA and in compliance with Resolution 8934. The scope of it was purposing type and it was carried out in a logical sequence of activities that began with a diagnosis of the initial situation of the management of documentation, then strategies were established to improve the identified situation to continue with the design of the system covering each of the processes that make up the different stages of the life cycle of documents. It ended by setting guidelines and recommendations for future implementation plan, thus ensuring the fulfillment of short-, medium and long term, and the joint support of all the areas involved.