Diagnóstico inicial, documentación, implementación y Auditoría interna del sistema integrado de gestión MECI- NTC GP:1000 en el proceso de gestión de finanzas públicas de la Alcaldía de Piedecuesta

Abstract

La implementación de la norma pública NTC GP 1000: 2009, en la alcaldía de Piedecuesta, tiene como propósito mejorar la calidad y los procedimientos de los servicios prestados por la entidad. Con esto se busca satisfacer las necesidades de la comunidad Piedecuestana; garantizando la transparencia en la prestación del servicio. Con el fin de llevar a cabo este objetivo se realizaron una serie de actividades encaminadas al desarrollo del sistema integrado de gestión de la calidad en el proceso de Gestión de las Finanzas Públicas (GFP) de la alcaldía. Las etapas que se siguieron fueron: diagnóstico inicial, documentación, implementación y la realización de la auditoria interna del proceso GFP. En primera instancia, se elaboró un diagnóstico inicial para el proceso de Gestión de las Finanzas Públicas, el cual mostró un nivel de cumplimiento de un 40.07%, lo que evidencia un nivel bajo frente a los requisitos de la norma. Luego, se inicia la etapa de documentación, en la cual se registraron 29 procedimientos, 6 formatos y un instructivo. Finalizado esta etapa, se hicieron las socializaciones respectivas para cada área del proceso. Esta fase consistió en proporcionar la información de forma completa y detallada a todo el personal sobre la nueva documentación, además de resolver dudas e incentivar la cultura de mejora continua frente al Sistema Integrado de Gestión de Calidad (SIGC). Por último, se realizó la evaluación final de la implementación del SIGC, mediante el diagnóstico final, el cual evidenció un nivel de cumplimiento del 58%, lo que indica que el proceso GFP mejoró pero sigue en la implementación y ajuste para cumplir al 100% con los requisitos de la norma. También se realizó la auditoría interna de calidad, permitiendo obtener las no conformidades del proceso y además de resaltar las fortalezas y oportunidades de mejora que se encuentran para el cumplimiento total a los requisitos de sistema integrado de gestión MECÍ-NTC GP 1000.

Implementation of the NTC GP 1000:2009 Public Standard, in Piedecuesta Santander Town Hall, aims to improve the quality and the services provided by the institution in order to satisfy requirements of the community; guaranteeing clarity in service delivery. With this purpose, several tests were performed for the implementation of the Quality Management Integrated System in the Town Hall process of Public Finance Management (PFM) following the next steps: initial diagnostic, documentation, implementation, and an internal audit for the PFM, to standardize procedures and ensure the satisfaction of Piedecuesta citizenship. The initial diagnostic showed a 40.07% compliance level, a low level compared to the requirements of the standard. In the next step were documented 29 procedures, 6 formats and an instructive. At the end of this step were made socialization for each area of the process. This phase consisted in provide complete and detailed information to all staff about the new documentation, solve questions and stimulate the continuous improvement mindset for the Quality Management Integrated System (SIGC). Finally, the SIGC implementation final test were performed using the final diagnostic, it showed a 58% compliance level, being better than the initial diagnostic but still under the requirements. It means the process must continue to achieve a 100% in the standard. Also, an internal quality audit was made to know the disagreements and show strengths and opportunities for improvement and a full compliance of all the MECI-NTC GP 1000 integrated management system requirements.