Diagnóstico y formulación del plan de mejora del proceso precontractual por medio de un estudio de tiempos de la Electrificadora de Santander S.A. E. S. P

Abstract

La Electrificadora de Santander S.A. E.S.P. - ESSA, es una empresa prestadora de servicios públicos mixta de nacionalidad colombiana, perteneciente al grupo empresarial EPM ubicada en la ciudad de Bucaramanga, reconocida como la más importante para la región que busca seguir creciendo, comenzando por la parte interna, mejorando sus procesos. Desde el Área de suministro y Soporte Administrativo se destacan las tareas que cumple el equipo de Cadena de Suministro, enfocando hacia el proceso precontractual se hizo necesario realizar un estudio de tiempos y formular un plan de mejora, buscando optimizar tiempos y aumentar su efectividad en el proceso. Como un diagnóstico se identificó unas observaciones de manera detallada de la forma como se están realizando las actividades, qué está fallando, el orden de los procesos y tomando esta información crear indicadores que cuantifiquen la efectividad y marquen la pauta para definir la tendencia de la productividad y así llegar a proponer correcciones para mejorar los resultados. Se identificaron los procesos más importantes en el proceso precontractual considerados como críticos para luego crear la plantilla de registro y organización de datos para reconocer aquellos con mayores tiempos por cada negociador. Los resultados en los procesos de contratación son de gran importancia, pues se tienen determinados períodos para seguimiento de estos y los retrasos generan reprocesos. El estudio de tiempos permite controlar las actividades y manejar la asignación de estas a los recursos de personal; también se distinguen las distribuciones de trabajo respecto al tiempo laboral del que dispone el negociador en cada caso en particular. Por otra parte, se realiza la formulación de un plan de mejora que busca controlar las falencias en el proceso precontractual por medio de indicadores de gestión.

The Electrificadora de Santander S.A. E.S.P. – ESSA is a Colombian company providing mixed public services, part private and part public, belonging to the E.P.M. group of companies, located in the city of Bucaramanga. It is recognized as the most important company for a region that seeks to continue growing, first of all, diagnostically on the internal level and, then, by improving its processes. The tasks fulfilled by the supply chain team stand out from the supply area and administrative support, focusing on the pre-contractual process which became necessary in order to perform a time study and formulate an improvement plan, aiming to optimize time and increase effectiveness in the process. To provide a diagnosis, remarks will be made in a detailed way on how activities are being carried out, what is wrong and what the order of processes is. This information will be used to create indicators that quantify effectiveness and mark patterns to define a trend of productivity and, thus, reach proposed corrections to improve results. It identifies the most important processes in the pre-contractual process, which is considered critical to, then, create a registration template and outline data organization to recognize those with longer times for each negotiator. Recruitment processes outcomes are important as there are certain periods for the follow-up of these and delays generate re-processes. The study of times allows controlling of activities and managing allocation of staff resources. Furthermore, work distributions are also distinguished with respect to the working time available to the negotiator on a case-by-case basis.