Apoyo en las comunicaciones de la oficina de extensión y proyección social de la UTS a nivel interno y externo

Abstract

Se realizó un diagnóstico respecto a la comunicación interna y externa de la oficina de proyección social, para ello se utilizaron diversos instrumentos de recolección de información como la realización de una encuesta a 30 estudiantes, se aplicó una entrevista estructurada al jefe del departamento, se realizó una prueba piloto dentro de la oficina y se diseñó la matriz DOFA; estos instrumentos permitieron conocer los procesos y elementos existentes dentro de la oficina. Como resultado se evidenció la falta de elementos comunicativos como la optimización de las plataformas virtuales e internet, la falta de alianzas con otros departamentos de la institución como el Contact Center y la implementación de una aplicación web que permita a los estudiantes conocer por completo la oficina, además, se registraron fallas internas como la inestabilidad de los funcionarios dentro de su puesto de trabajo, la definición de nuevos roles y la velocidad en el servicio brindado. También se identificaron los elementos que fortalecen la comunicación, como lo es la comunicación directa entre el jefe y los funcionarios, la accesibilidad a la información, etc. Para dar solución a las falencias identificadas se realizó un ejercicio de acercamiento de propuesta estratégica de comunicación (PEC), en el cual se pondrá a prueba factores como nuevos roles y establecimiento de horarios personalizados garantizando la permanencia de los funcionarios en el puesto de atención, la implementación de alianzas con otros departamentos, y la implementación de una aplicación web para dar a conocer los servicios y funciones que realiza la oficina. Una vez implementado el ejercicio de acercamiento PEC se espera obtener mejoras en los procesos comunicativos a nivel interno y externo de la oficina, comprobando su viabilidad en la oficina para implementarlo de forma permanente, beneficiando no solamente a la institución sino también a los estudiantes al brindarles un excelente servicio.

A diagnosis was made regarding the internal and external communication of the office of social projection, for which various information collection instruments were used, such as conducting a survey of 30 students, a structured interview was applied to the head of the department, a pilot test within the department and the SWOT matrix was designed; These instruments allowed knowing the processes and elements existing within the unit. As a result, the lack of communication elements such as the optimization of virtual platforms and the Internet, the lack of alliances with other departments of the institution such as the Contact Center and the implementation of a web application that allows students to fully know the dependency was evident. In addition, internal failures were recorded, such as the instability of the employees within their job, the definition of new roles and the speed of the service provided. We also identified the elements that strengthen communication, such as direct communication between the boss and the officials, accessibility to information, etc. In order to solve the identified shortcomings, a strategic communication proposal (PEC) approach exercise was carried out, in which factors such as new roles and establishment of personalized schedules will be tested, guaranteeing the permanence of the officials in the attention position, the implementation of alliances with other departments, and the implementation of a web application to publicize the services and functions performed by the unit. Once the PEC approach exercise is implemented, it is expected to obtain improvements in the internal and external communication processes of the office, verifying its viability in the dependency to implement it permanently, benefiting not only the institution but also the students by providing them an excellent service