Implementación del sistema de gestión documental del área administrativa del grupo estratégico de negocio-Hospital Internacional de Colombia

Abstract

Este trabajo se realiza con el objetivo de Implementar un Sistema de Gestión Documental para el área administrativa del Grupo Estratégico de Negocio -Hospital Internacional de Colombia HIC, el cual se hace necesario a raíz del manejo en documentación y archivo de los diferentes procesos que la componen; además de las exigencias de los entes acreditadores a los cuales se quiere aplicar, Joint Commission Intemational e Icontec. La práctica empresarial se desarrolla en cuatro etapas fundamentales, la primera el diagnóstico, donde se da a conocer el estado existente de la documentación del área administrativa del HIC la cual cuenta con un volumen documental de 7072 tipos de documentos.; la segunda etapa, organización e inclusión, donde se define la presentación de la documentación y la ubicación dentro de la plataforma, y se hace el montaje efectivo para 2788 documentos entre los que estaban caracterizaciones de procesos, procedimientos, registros, anexos e instructivos; luego, la etapa de la divulgación, donde se realizan diferentes actividades como capacitaciones, reinducciones, de tal forma que facilite a los colaboradores conocer la plataforma virtual y su uso para el salvaguardado de la información. Finalmente, se concluye con la etapa de seguimiento y control que es trabajada transversalmente a las otras etapas, buscando acciones para comprobar la correcta gestión documental en el área. Se puede concluir que se dio cumplimiento con el 100% de los objetivos planteados y según la encuesta realizada por el área de Talento Humano del HIC, en la página de calidad de la compañía se califica con un 98% de aceptación.

This work is carried out with the objective of Implementing a Document Management System for the administrative area of the Strategic Business Group -Hospital International de Colombia HIC, which is necessary as a result of the handling in documentation and archiving of the different processes that compose it ; In addition to the requirements of the accrediting bodies to which it is applied, Joint Commission International and Icontec. The business practice is developed in four fundamental stages, the first the diagnosis, where the existing state of the documentation of the administrative area of the HIC is informed, which has a documentary volume of 7072 types of documents; the second stage, organization and inclusion, where the presentation of the documentation and the location within the platform is defined, and the actual assembly is made for 2788 documents among which were characterizations of processes, procedures, registers, annexes and instructions; then, the dissemination stage, where different activities are carried out such as training, reinductions, in such a way that it facilitates the collaborators to know the virtual platform and its use for safeguarding the information. Finally, it concludes with the monitoring and control stage, which is worked transversally to the other stages, seeking actions to verify the correct document management in the area. It can be concluded that 100% of the objectives were met and according to the survey conducted by the Human Talent area of the HIC, the company's quality page is qualified with a 98% acceptance.