Diseño, documentación e implementación del sistema de gestión de calidad NTC GP 1000:2009 en la Cotraloría General de Santander

Abstract

La Contraloría General de Santander como entidad de la rama ejecutiva del poder público, debe implementar el sistema de calidad bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, como requisito de la Ley Nacional, que a su vez le permitirá ofrecer a la comunidad mayor eficiencia, efectividad y eficacia en el control fiscal del departamento en búsqueda de reconocimiento por su calidad y transparencia. En el año 2008 la entidad inicia el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad. A principios del 2011 la Contraloría General de Santander se conforma el equipo MECI y GP 1000 en cumplimiento de la norma y se propone culminar el proceso para alcanzar la certificación. Inicialmente se hizo un diagnóstico para evaluar el estado de la entidad, donde se evidenció que los funcionarios no tenían conocimiento de la documentación existente, por lo cual no la aplicaban; además, los procesos documentales se realizaban manualmente. Esta información llevó a desarrollar una estructura de diseño e implementación del sistema de gestión de calidad NTCGP 1000 bajo la versión 2009 con un reto que implicó la utilización del software NeoGestión, que integra de forma muy simplificada la información y permite la adecuada administración y control del sistema. Una vez sistematizado cada uno de los documentos con sus debidos soportes, se difundió a los funcionarios con capacitaciones y talleres; se evaluó el sistema mediante auditoría interna por un grupo de funcionarios de la entidad debidamente capacitados, y se documentaron acciones correctivas y preventivas para la mejora continua del Sistema. En diciembre de 2011 en la Contraloría General de Santander se realiza la auditoria de certificación logrando con éxito el objetivo del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y del desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma NTC GP 1000:2009.

The Comptroller General Santander as an entity of the executive branch of public power must implement the quality system under the Technical Standards of Quality in Public Administration NTCGP 1000:2009, as a requirement of the National, which in turn will provide unique community to greater efficiency, effectiveness and efficiency in tax control department seeking recognition for their quality and transparency. In 2008 the organization began the process of implementing the Quality Management System. In early 2011 the Comptroller General of the equipment conforms Santander MECI and GP 1000 in compliance with the standard and intends to complete the process for certification. Initially a diagnosis was made to assess the status of the entity, which showed that officials were unaware of existing documentation, so it did not apply; also document processes were performed manually. This information led us to develop a framework for designing and implementing the quality management system NTCGP 1000 under the 2009 version with a challenge that involved the use of NeoGestión software, which integrates very simplified information and allows the proper management and control system. Once systematized documents each of a documented, was distributed to staff trainings and workshops and assessed the internal audit system by a group of officials of the entity duly qualified and documented corrective and preventive actions for continuous improvement of the system. In December 2011 the Comptroller General of Santander is performed the certification audit successfully achieving the objective of the Standard Model MECI 1000:2005 Internal Control and development of the Quality Management System under the NTC GP 1000:2009