Implementación y auditoría del sistema de gestión de calidad según los requisitos establecidos en la norma MECI 1000:2005 y Uso de TIC en la Contraloría general de Santander

Abstract

Con la necesidad de orientar a la organización en la adopción de una filosofía que permitiera una mayor confianza, eficacia y eficiencia; la Contraloría General de Santander en el año 2008, inicia el proceso de implementación del Modelo Estándar de Control Interno, como una forma de avanzar hacia una cultura organizacional buscando: calidad, transparencia y cumplimiento en sus funciones administrativas. En el año 2009, con el trabajo de campo de los estudiantes de la Universidad Pontificia Bolivariana se logra actualizar la documentación, sin embargo no se sigue con el proceso de certificación, debido a que no se había desarrollado el subsistema de control de evaluación. Evidenciada la necesidad de certificar la entidad, El Señor Contralor Jaime López Reyes se propone junto con los funcionarios culminar el proceso de certificación de la Contraloría. En el 2011 los autores junto con un grupo de estudiantes de la Universidad Pontificia Bolivariana conforman el equipo MECI y GP 1000 para el cumplimiento de la norma. Inicialmente se realizó un diagnóstico para conocer el estado de la entidad; en este se evidenció, que los funcionarios no tenían conocimiento de la documentación existente, por ende no los aplicaban, a demás de que los procesos documentales se realizaban manualmente. Esta información llevó a desarrollar una estructura de codificación, implementación del Sistema MECI en el software NeoGestión, capacitaciones y auditorías. Finalmente el 28 de Diciembre de 2011 La Contraloría General de Santander recibe la certificación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y NTC GP 1000:2009.

With the need to direct the organization in the adoption of a philosophy that allowed greater confidence, effectiveness and efficiency the General Finance office of Santander in 2008 began the process of implementing the Standard Model of Internal Control, as a form to move towards an organizations culture looking for: quality, openness and compliance in their administrative functions. In 2009, with the field work of students from Universidad Pontificia Bolivariana it is achieved the updating of the documentation, however, the process of certification is not continued because it had not developed the control subsystem evaluation. Being evident the need to certify the company, The Comptroller Mr. Jaime Lopez Reyes aimed together with the officials to complete the certification process of the Finance Office. In 2001 the authors along with a group of students from Universidad Pontificia Bolivariana formed the MECI y GP 1000 for the fulfillment of the rule. Initially a diagnostic was carried out to check the status of the entity, this showed that the officials were unaware of the existing documentation, and therefore, they did not apply it. Besides, the document processes were performed manually. This information led them to develop a coding structure, implementation of the MECI system in NeoGestión software, training and audits. Finally, on December 28, 2011 the General Finance Office of Santander receives the certification of Internal Control Standard MECI 1000:2005 and NTC GP 1000:2009.