Desarrollo de proceso de caracterización y estructuración del departamento de maquinaria y mantenimiento, para la empresa pavimentos andinos S.A regional Santander

Abstract

Con el fin de crear un proyecto de optimización de procesos para la empresa Pavimentos Andinos S.A., se realizó un diagnóstico empresarial general, desde el departamento de maquinaria como área encargada, hasta cada uno de los departamentos que de una u otra manera tienen interacción con el mismo. Posteriormente, ya identificadas las dificultades o procesos a optimizar, se realizó un plan de trabajo que consta de 5 actividades iniciando con la creación de una base de datos que estableció un inventario general de todos los equipos de maquinaria como activos fijos de la empresa, seguido de tener una base de datos estándar, se procedió a generar estrategias de control de documentos tanto física como digitalmente. Como tercera actividad, se diseñó una fórmula en Excel que permite generar alerta, con respecto a la vigencia de los documentos legalmente exigidos por el estado para poder obtener licitaciones y que sea posible la operación de los mismos. En la cuarta actividad se propuso crear una codificación interna con el fin de facilitar la identificación y manejo de datos de los equipos debido a que se encontraban identificados con sistemas de codificación externos generando confusión y baja eficiencia a la hora de buscar, analizar, filtrar y parametrizar información. Por último, se diseñaron formatos que conforman hojas de vida de los equipos, aumentando el control y la trazabilidad de los mantenimientos, costos y acontecimientos de las máquinas. Paralelamente al plan de trabajo y para finalizar el proyecto, se realizaron 2 actividades extra que optimizan procesos no afines con el departamento de maquinaria.

In order to create a project of process optimization for the company Pavimentos Andinos SA, a general business diagnosis was carried out, starting with the machinery department as a focus area, and including each of the departments that in one way or another have interaction with the same. Subsequently, once the difficulties or processes to be optimized were identified, a work plan consisting of five activities was executed, starting with the creation of a database that established a general inventory of all equipment as fixed assets of the company. After creating a standard database, we proceeded to generate document control strategies physically and digitally. As a third activity, an Excel formula was designed, which enables us to generate an alert regarding the validity of the documents that are legally required by the state in order to obtain bids and be able to operate the equipment. In the fourth activity, it was proposed to create an internal coding system in order to facilitate the identification, and management of equipment data due to the fact that they were previously identified with external coding systems, generating confusion and low efficiency while searching, analyzing, filtering and parameterizing information. Furthermore, formats that make up the resumes of the equipment were designed, and thereby increasing the control and the traceability of maintenance, costs and events of the machines. Parallel to the work plan and to finalize the project, two extra activities were carried out with the purpose to optimize processes not related to the machinery department.