Optimización en el proceso de creación y entrega de chips identificadores para las estaciones de servicio Terpel

Abstract

Durante el desarrollo de este trabajo se logró realizar algunas mejoras al proceso de creación y entrega de chips identificadores a las estaciones de servicio de la organización Terpel, lo que permitió una optimización en este. Para lograr esto, se plantearon algunas actividades a desarrollar encaminadas a conocer todo el proceso y cada una de sus actividades, y de esta forma identificar los problemas que se venían presentando, sus posibles causas y en cuales se podrían realizar algunas mejoras. Se planteó y calculó un estudio de tiempos en el cual se describió detalladamente cada actividad desarrollada en el proceso, el tiempo que toma realizar cada una, los problemas que se podían observar que causaban retraso y afectaban el funcionamiento, y por último se plantearon algunas propuestas de mejora para cada problema identificado. Ya con los problemas y cuellos de botella identificados se procede a llevar a cabo las propuestas de mejora planteadas, se decide que la principal causante en el retraso del proceso es la actividad de recolección de información de los clientes, la cual incluye el diligenciamiento y envío de un formato de parametrizacion, en este formato se incluyen todas las placas que se crearán o modificarán junto con las restricciones de consumo, horario y visitas que tendrá cada vehículo. La causa de este problema es que se recibían muchos formatos incompletos o mal diligenciados, y se pudo observar que al formato actual le hacían falta algunas casillas con información importante, es por esto que se decide modificar el formato existente para presentar uno nuevo con las casillas importantes que faltaban, la eliminación de otras irrelevantes y la presentación de un instructivo. Durante el desarrollo del proceso en el día a día se pudo percibir que muchos de los administradores de las estaciones de servicio presentaban una desinformación o no tenían muy claro los pasos que conformaban el proceso y a quien debían dirigirse según el tipo de requerimiento que necesitaban, es por esto que se decide crear un instructivo o directorio en el cual se incluye las personas encargadas según el tipo de cliente, y el proceso a llevar a cabo con cada uno de los documentos necesarios dentro de este. Estas dos fueron las principales mejoras llevadas a cabo a través del trabajo realizado en la organización, una disminución en los tiempos de respuesta de este proceso trae consigo reconocimiento y satisfacción por parte de los clientes, lo que es de gran importancia para el crecimiento y expansión de una de las empresas con mayor presencia en el país.

During the development of this project, there were achieved some improvements in the process of creation and delivery of identifying chips to the Terpel service stations, which allowed an optimization in this process. In order to make this happen, there were developed some activities to get to know the whole process and each of the activities that were required, with all of these the main idea is to identify the problems that they were presenting, the possible reasons and in which some improvements might be executed. A time study was presented and calculated, in which every activity contained in the process was described at detail with the time that takes to make each one, the problems that could be observed that were causing any kind of delay and were affecting the functioning, and finally some improve proposals were presented for every identified problem. With the problems and bottlenecks identified, the proposals for improvement are carried out, is decided that the principal causer in the delay of the process is the activity of compilation of information of the clients, which includes the fill in and sending of a parameterization format, in this format are included all the numbers plates that will be create or modify together with the restrictions of consumption, schedule and visits per day that will have every vehicle. The main reason of this problem is that many incomplete or wrong formats were received, and it was possible to detect that the current format was missing some important information. In order to this, is decided to modify the existing format to present a new one with the important missing information, and erase some of the irrelevant data, and also present an instructive to this format. During the development of the process, it was possible to perceive that many of the administrators of the service stations did not have very clear the steps and the activities included in the process, and to whom they had to go according to the type of requirement that they needed, in order to this, is decided to create a type of instructive or directory which includes the persons in charge according to the type of client, and the process to carrying out with each of the necessary documents. These two were the principal improvements carried out during the project in the Terpel Organization, a decrease in the times of response of this process brings with it recognition and satisfaction to the Company by his clients, with a big importance for the growth and expansion of one of the companies with major presence in the country.