Diseño de una herramienta de control que permita garantizar las optimas condiciones y disponibilidad de la información con fines de reacreditación de la Facultad de Ingenieria Civil de la Universidad Pontificia Bolivariana - Seccional Bucaramanga

Abstract

La Facultad de Ingeniería Civil de la Universidad Pontificia Bolivariana Seccional Bucaramanga se encuentra en un proceso de Reacreditación y Autoevaluación Académica que exige de una organización, actualización y valoración de los documentos para la obtención del certificado de calidad en Educación Superior por parte del Consejo Nacional de Acreditación. Dando continuidad al Plan de Trabajo efectuado por el anterior Pasante, Uriel Enrique Hernández Acelas, se realizan entrevistas al personal para conocer las condiciones de los procesos y los elementos que intervienen en el manejo de la información. La Matriz de Autoevaluación, valorada y justificada, es analizada para determinar el tipo de soportes documentales que respaldan la calificación de la Matriz. La información y documentos son el objeto de estudio del proyecto y requieren de una comprensión, caracterización y depuración que permita definir los escenarios que afectan y condicionan la calidad de los registros. La información inicialmente es valorada, numerada y organizada en una Matriz para una interpretación inicial. Este primer elemento, instaura el punto de partida para los diseños y modelos posteriores de las herramientas para el control de los documentos. Los sistemas, flujos, periodos y la solicitud de información son otras variables de estudio considerados claves por que reúnen condiciones que deben ser estandarizadas y controladas al momento de registrar, organizar y actualizar los documentos e información en la base de datos del Programa Académico. Las condiciones de la información y documentación en los puesto de trabajo de la Facultad de Ingeniería Civil se mejoran gracias al diseño e implementación de la versión final de la Herramienta de Control programada en Visual Basic de Microsoft Excel capaz de ejecutar tareas de organización, búsqueda, localización y actualización de los archivos y dependencias involucrados en el proceso de Reacreditación y Autoevaluación Académica.

Civil Engineering’s Faculty of the Pontificia Bolivariana University Sectional Bucaramanga is in a renewal Accreditation and Academic Process that requires an organization and updating process for documents for obtaining the Higher Education quality certification by National Council’s Accreditation. Continuing with the Work Plan made by the former Intern, Enrique Uriel Hernandez Acelas, were made many staff interviews inside of the Academic Program to know the processes conditions and the elements involved in the information\'s management. The Self-Assessment Matrix, valued and justified by the Faculty, was analyzed to determine the documents types that support the Matrix rating\'s. The documents are the studies object and require an understanding, characterizing and debugging to define scenarios that affect the quality and conditions records. The information was studied, numbered and organized in a matrix for a first interpretation. This first element establishes the starting point for the future design models of the tools for managing documents. The Systems, flows, periods and other information requirements are considered key study variables that must be standardized and controlled at the time of record to maintain organize and update the Academic Program database. The condition of the information and documentation in the workplace were improved using the design and implementation of the final Microsoft Excel\'s tool that use Visual Basic code. The final version can perform organizational, updating and searching for documents and parts involved in the Accreditation renewal Process.