Matriz de verificación de costes de anticipos relacionados con los procesos del agente aduanero, evaluando su veracidad y generando un control interno del asunto en la empresa Extrucol S.A.

Abstract

El área de comercio exterior de la compañía Extrucol S.A es la encargada de manejar toda la documentación relacionada con el agente de aduanas, como emisión de documento de transporte, facturación para procesos de importación y exportación, entre otros. Todos estos documentos son validados y verificados internamente, excepto los anticipos solicitados por las agencias y como medio de control a la problemática identificada se elaboró y diseño una herramienta de supervisión interna la cual para su desarrollo requirió inicialmente identificar las tarifas manejadas en terminales portuarios, navieras, operadores logísticos, y de las agencias de aduanas, posteriormente se identificaron los modelos de anticipos de cada una de las agencias que maneja los procesos de intercambio comercial internacional de la compañía, identificando en estos la información que debía contener la matriz de verificación de anticipos. Finalmente, se seleccionó un modelo guía para el desarrollo de la matriz y con base en este se elaboró. Obteniendo como principal resultado una herramienta que requiere pocos datos de diligenciamiento; los cuales son, datos de selección, datos calculados y datos directos que depende de información seleccionada. La implementación de la matriz en la compañía permitió concluir aspectos relevantes como la disminución en el valor de los conceptos de almacenamiento y uso de instalaciones ajustando el anticipo a las tarifas manejadas por puerto y naviera, y un control más detallado en el valor de los conceptos de agenciamiento aduanero en la provisión de fondos, así el jefe de gestión integral hace la validación de los anticipos en un menor tiempo. Esta matriz es una herramienta que funciona de manera productiva debido a que el análisis de los anticipos para cada proceso no implica demasiado tiempo e igualmente es de fácil uso, generando un valor agregado a la compañía al evaluar los dineros girados a terceros.

The foreign trade area of the company Extrucol S.A. oversees handling all the documentation related to the customs agent, such as issuance of transport document, invoicing for import and export processes, among others. All these documents are validated and verified internally, except for the advances requested by the agencies and as a means of control to the identified problem an internal supervision tool was elaborated and designed which for its development initially required to identify the tariffs handled in port terminals, shipping lines, logistic operators, and customs agencies, later the models of advances of each one of the agencies that handles the processes of international commercial exchange of the company were identified, identifying in these the information that had to contain the matrix of verification of advances. Finally, a guide model was selected for the development of the matrix and based on this it was elaborated. Obtaining as main result a tool that requires few completion data, which are selection data, calculated data and direct data that depends on selected information. The implementation of the matrix in the company allowed to conclude relevant aspects such as the decrease in the value of the concepts of storage and use of facilities adjusting the advance to the tariffs handled by port and shipping company, and a more detailed control in the value of the concept of customs agency in the provision of funds, thus the head of integral management validates the advances in a shorter time. This matrix is a tool that works productively because the analysis of the advances for each process does not imply too much time and is also easy to use, generating added value to the company when evaluating the money transferred to third parties.