Diseño y documentación de un plan de mejora del proceso

Abstract

La mejora continua es una herramienta que permite aumentar la productividad e identificar aspectos; y posibilidades de mejora de cada proceso, mediante el cual se establecen objetivos, descripción de actividades y se identifican problemas, y acciones correctivas. Cuando una organización está en proceso de crecimiento, desarrollo y cambio es necesario identificar todos sus procesos y analizarlos minuciosamente. El presente proyecto, llamado Diseño y Documentación de un Plan de Mejora del Proceso “Prestación del Servicio Ferial (evento)” del Centro de Ferias, Exposiciones y Convenciones de Bucaramanga, Cenfer S.A. tiene como propósito complementar el sistema de gestión de calidad e introducir la metodología de mejora continua en las seis áreas que comprenden dicho proceso: aseo, montaje, taquilla, adicionales, acreditaciones y vigilancia. La metodología de trabajo utilizada consistió en realizar un diagnóstico inicial a cada proceso mediante cuestionarios, diseñar los instructivos de trabajo y formatos para cada proceso y documentar el plan de mejora continua con la aprobación de la Dirección Administrativa y Financiera y finalmente socializar los resultados obtenidos en el trabajo. Durante el desarrollo del proyecto se requirió de la colaboración del personal que interviene en el proceso Prestación del Servicio Ferial y el apoyo constante de la dirección administrativa y financiera. Mediante la realización del plan de mejora continua, se detectó la necesidad de actualizar el sistema de gestión de calidad, debido a los cambios ocurridos la estructura organizacional y en los procesos de Cenfer S.A. y se identificaron los problemas con el fin de proponer las acciones correctivas pertinentes enfocadas al mejoramiento continuo de la empresa, buscando así resultados importantes en la calidad del servicio, entorno, ambiente laboral y satisfacción final para el cliente.

The continuous improvement is a tool that allows to increase the productivity and identify aspects; and possibilities of improvement in every process, establishing objectives, activities description, identifying problems, and corrective actions. When an organization is through a growing process, development and changes is necessary to identify all its processes and to analyze them in detail. The present project, called DESIGN AND DOCUMENTATION OF A PLAN OF IMPROVEMENT OF THE “FAIRGROUND SERVICE (EVENT) PROCESS “OF EL CENTRO DE FERIAS, EXPOSICIONES Y CONVENCIONES DE BUCARAMANGA, CENFER S.A. has as purpose to complement the quality management system and to introduce the methodology of continuous improvement in the six areas that compose that process: cleanliness, set-up, ticket office, bonus, accreditations and vigilance. The work methodology was to do an initial diagnostic of every process, and to document the plan of continuous improvement with the approval of the Administrative Financial Direction and finally to socialize the working results. During the project development it was required the crew collaboration that intervenes in the Fairground Service process and the constant support of the Administrative Financial Direction. By means of the realization of the continuous improvement plan, it was detected the need of update the quality management system, because of the changes occurred in the organizational structure and in the Cenfer S.A processes as well as it was identified the problems to propose the pertinent corrective actions focused in the company continuous improvement, searching important results in the quality services, environment, laboral environment and the client final satisfaction.