Diseño y documentación del sistema de gestión de la calidad bajo la NTC ISO 9001:2008 para el proceso de gestión de recursos tecnológicos de la Universidad Pontificia Bolivariana Seccional Bucaramanga

Abstract

El “Proceso de Gestión de Recursos Tecnológicos” de la Universidad Pontificia Bolivariana tiene el objetivo de afianzar la calidad de sus actividades, para lo cual se estructuró, con el apoyo de una estudiante en práctica, un Sistema de Gestión Calidad (SGC) interno, incluyendo todos los aspectos propios o externos que afecten su desempeño, con el fin de ofrecer un mejor producto software y servicios a la comunidad universitaria. Para desarrollar este proyecto se realizó un diagnóstico inicial del SGC, a través de una lista de verificación conforme a los requisitos de la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008, de manera que se verificó con exactitud a cuales de los "DEBE" contenidos en ella se estaba dando cumpliendo, y así poder determinar las actividades necesarias para diseñar y documentar con éxito el SGC. Se diseñaron las actividades a desarrollar, definidas por jefatura, para satisfacer las necesidades y especificaciones de los usuarios y del proceso como tal, y posteriormente se elaboró la documentación requerida para garantizar que los propósitos establecidos fueran coherentes con las acciones realizadas y que se estuvieran desarrollando los procesos apropiados para cumplir con los requisitos de los usuarios y los reglamentarios aplicables, estableciendo un Manual de Calidad, procedimientos, caracterizaciones, manuales de usuarios, instructivos, formatos y los registros de la información necesaria para suministrar evidencia del cumplimiento de los requisitos y del desarrollo eficaz del SGC. Conjuntamente se realizaron jornadas de sensibilización y capacitación a las personas colaboradoras en el Departamento de Sistemas, con el fin de garantizar la apropiación del Sistema. Como valor agregado a la práctica empresarial, se realizó una etapa de implementación, no contemplada en los objetivos de este trabajo, la cual se llevó a cabo de manera transversal, puesto que se iba manejando simultáneamente en el avance del sistema con la comunicación de la misma al personal del departamento. El Sistema de Gestión de Calidad, permitió que el Departamento de Sistemas fortaleciera las estrategias implementadas por la Institución para permanecer en el mercado, potenciar el Talento Humano en cuanto a desarrollo personal y profesional, establecer canales de comunicación interna y externa y aumentar la satisfacción de todos sus usuarios.

The "Technological Resources Management Process” of Pontificia Bolivariana University aims to enhance the quality of their activities, for that purpose, an internal Quality Management System (QMS) procedure was created supported by internship senior students, including all own or external issues that affects their performance in order to provide a better “ software product” and services to the university community. In order to develop this project, a diagnosis of the QMS was carried out through a checklist according to the Colombian Technical Standard ISO 9001:2008 requirements, so that we could accurately verified which of the "MUST TO” were being met so we can determine the proper actions to successfully design and document the QMS. Activities to develop were designed, leadership defined, to meet users needs and specifications, and then, required documentation to ensure that the purposes set were consistent with the actions and, on the other hand, processes were being developed appropriate to meet users criteria as well as its regulations establishing a Quality Manual, procedures, characterization, user manuals, instructions, formats and records of necessary information to provide evidence of requirements compliance and the effective development QMS. Sensitization and training workshops were held to collaborative people in the System Department, in order to guarantee system ownership. As an added value to the managerial practice, a stage of implementation that wasn´t contemplated in the goals of this work was realized, which was carried out in a transverse way, since it was being managed simultaneously in the system´s advance with the communication of the same one to the personnel of the department. The Quality Management System, allowed that System Department strengthens the strategies implemented by the Institution to stay in the market, enhance human resources in terms of personal and professional development, establish communication channels internally and externally and increase the satisfaction of all its users.