Modelo de gestión de proyectos de la Universidad Eafit aplicados al sistema general de regalías en ciencia, tecnología e innovación

Abstract

Las regalías son ingresos correspondientes a derechos que se causan a favor del Estado por la extracción de bienes naturales no renovables. Para la distribución equitativa de estos se creó en Colombia el fondo Sistema General de Regalías, que destina el 10% del presupuesto a inversiones en programas de ciencia, tecnología e innovación considerados como prioritarios por las regiones. La ejecución de los programas de regalías resulta compleja dado que en sus diversas fases de desarrollo deben concertarse múltiples actores, tales como las administraciones departamentales, municipales, el sector académico, el sector privado, las comunidades donde se ejecutarán los programas e igualmente las instancias de evaluación y supervisión de los proyectos, en especial el Departamento Nacional de Planeación y Colciencias en su función de secretaría técnica. Es en el marco de esta complejidad que se presenta en este trabajo la experiencia de la Universidad Eafit en el diseño de un modelo de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) y los resultados parciales de su implementación en la ejecución de dos programas financiados con regalías, que evidenciaron la necesidad de estructurar un modelo de gestión para coordinar programas que requieren un nivel mayor de seguimiento y supervisión, para asegurar la administración responsable de recursos públicos bajo el esquema del sector privado, donde se lograron establecer canales de comunicación articulados y eficientes entre los interesados, de acuerdo con sus requerimientos. Este modelo fue ajustado con base en las áreas de conocimiento y los grupos de procesos de la guía propuesta por el PMI.

Royalties are income from rights given to the state for the extraction of non-renewable natural resources. In order to guarantee the equal distribution of these funds, Colombia created the General System of Royalties, which allocates 10% of these investments toward science, technology, and innovation programs considered a priority by each region. Carrying out royalty programs is complex due to the fact that each development phase requires that multiple actors be in agreement, including regional and city administrative offices, the academic sector, the private sector, the communities where the programs will be conducted, and the project evaluation and supervision entities, namely the National Planning Department and Colciencias as technical secretariat. Within this complex framework, we present the experience of EAFIT University in the design of a Project Management Office (PMO) model and the partial results of the implementation of two programs funded with royalties, which evidenced the need to structure a management model to coordinate programs requiring a higher level of follow-up and supervision, thus ensuring a responsible management of public resources under the private sector scheme where efficient and articulated communication channels were established amongst those interested and in accordance with their requirements. This model was adjusted based on the areas of knowledge and process groups proposed by the PMI.

As regalias são ingressos correspondentes a direitos que se causam a favor do estado pela extração de bens naturais não renováveis. Para a distribuição equitativa destes se criou na Colômbia o fundo “Sistema Geral de Regalias”, que destina 10% deste a investimentos em programas de ciência, tecnologia e inovação considerados como prioritários pelas regiões. A execução dos programas de regalias resulta complexa dado que em suas diversas fases de desenvolvimento devem concertar- se múltiplos atores, tais como as administrações departamentais, municipais, o sector acadêmico, o setor privado, as comunidades onde se executarão os programas e igualmente as instâncias de avaliação e supervisão dos projetos, em especial o Departamento Nacional de Planejamento e Colciencias em sua função de secretaria técnica. Ésob o marco desta complexidade que se apresenta neste trabalho a experiência da Universidade Eafit no desenho de um modelo de Escritórios de Gestão de Projetos (PMO) e os resultados parciais em sua implementação na execução de dois programas financiados com regalias, onde se evidenciou a necessidade de estruturar um Modelo de Gestão para coordenar programas que requerem um nível maior de seguimento e supervisão, assegurando a administração responsável de recursos públicos sob o esquema do setor privado, onde se conseguem estabelecer canais de comunicação articulados e eficientes entre os interessados de acordo com seus requerimentos. Este modelo foi ajustado com base nas áreas de conhecimento e os grupos de processos da guia proposta pelo PMI.