Apoyo a la construcción del plan estratégico de comunicaciones para el Instituto Universitario de la Paz -UNIPAZ 2009 -2010

Abstract

El Instituto Universitario de la Paz – UNIPAZ es un establecimiento público de educación superior, condición que le exige cumplir con los requerimientos del Modelo Estándar de Control Interno - MECI. Para finales del 2008, la evaluación institucional MECI, aplicada por el Departamento Administrativo de la Gestión Pública, arrojó resultados poco satisfactorios en cuanto al Subsistema de Control de Gestión, dentro del cual se evalúa los procesos de comunicación e información organizacional, obteniendo en el Componente de Información un resultado del 40% y en el caso de la Comunicación Pública el 76,67%. Debido a que los procedimientos del MECI demandaban mucho tiempo para su implementación y las evaluaciones que se avecinaban no daban espera, se decide diseñar el Plan Estratégico de Comunicaciones – PEC, UNIPAZ 2009 - 2010, con el objetivo de organizar, definir, controlar y aplicar acciones estratégicas y procesos de comunicación en la institución, de acuerdo con los requerimientos MECI. La metodología de aplicación estuvo enmarcada en tres objetivos específicos descritos en el anteproyecto, los cuales fueron: Caracterizar los componentes de información y comunicación pública MECI, a través de una matriz de inventario; Socializar la matriz a la comunidad administrativa; y por último, Construir el Plan Estratégico de Comunicaciones teniendo en cuenta la información recopilada en la Matriz de Inventario. Según la evaluación hecha por el Jefe de Evaluación Y Control Interno en el mes de Junio de 2009, este proyecto permitió el mejoramiento de los componentes, obteniendo en Información un resultado del 61,6% y en Comunicación Pública el 91,6%. El diseño e inicio de la aplicación del PEC permitió evidenciar que se pueden generar procesos prácticos para el alcance de objetivos y mejora continua, además, que es necesaria la creación de un departamento de comunicaciones en UNIPAZ, para la administración de sus procesos de comunicación.

The Instituto Universitario de la Paz - UNIPAZ is a public institution of higher education, a condition that requires it to follow the requirements of the Modelo Estándar de Control Interno - MECI. At the end of 2008, the institutional evaluation MECI (implemented by the Department of Public Management) yielded unsatisfactory results related to the subsystem of management control in which it assesses the processes of organizational communication and information obtained a result of 40% by the Reporting Component and 76.67% in the case of the Public Communication. Because of the MECI procedures demanded time for implementation and evaluations it was decided to design a Strategic Communications Plan - CSP UNIPAZ 2009 - 2010, to organize, define, implement and monitor strategic actions and communication processes within the institution, in accordance with the requirements MECI. The Methodology Implementation was based on three specific objectives outlined in the draft, which were: first, characterize the components of public information and communication MECI, through an inventory array. Second, socialize matrix management to the community, and finally, Building Communications Strategic Plan, taking into account the information gathered in the Matrix Inventory. According to the assessment made by the Evaluation and Internal Control Chief in June 2009, this project enabled the upgrading of components, obtaining 61.6% in information and 91.6% Public Communication. The design and initial implementation of the SGP led to evidence that can generate practical processes to achieve continuous improvement goals and, also create a communication department in UNIPAZ, necessary for managing the institutional communication processes.