Sistema de información ActivosID para la gestión documental en el acuerdo N.° 3 Ecopetrol-UPB: un caso de estudio

Abstract

En este capítulo se presenta una síntesis del aplicativo denominado ActivosID, que es un sistema de información web para la gestión documental de los informes de investigación del convenio marco de cooperación científica y tecnológica entre Ecopetrol (empresa de oil & gas) y la Universidad Pontificia Bolivariana, Seccional Bucaramanga, cuyo propósito es la optimización del mantenimiento de activos I+D distribuidos en plantas y laboratorios del Instituto Colombiano del Petróleo (ICP). ActivosID, surge como respuesta a la medida, de una necesidad de gestión documental en línea de informes de investigación para una alianza entre dos instituciones. El acuerdo tiene como valor esencial el cumplimiento oportuno de las metas, soportado por informes que son evaluados por una cadena de investigadores-supervisores de las dos instituciones aliadas. A lo largo del documento se introduce el esquema de funcionamiento investigativo y administrativo del equipo humano de trabajo que conforma la alianza y sus roles en el sistema, que se resumen en los requerimientos funcionales. Se justifica la metodología evolutiva empleada en el desarrollo del software, y la aplicación de la política cero papel como lineamiento del proyecto. También se muestra el entorno tecnológico configurado para la implementación del sitio web, así como aspectos de seguridad informática aplicados hasta alcanzar el certificado de seguridad del sitio. Podrán apreciarse algunas de las interfaces de usuario del aplicativo web, que soportan porqué el aplicativo fue un desarrollo a la medida. Finalmente, se muestran las ventajas obtenidas con el uso del software, indicadores de cumplimiento, ahorro de papel, y propiedad intelectual del software.