Diseño del plan operativo en comunicaciones para el centro de proyección social de la UPB - Bucaramanga

Abstract

Este proyecto necesitó de la conceptualización de comunicación corporativa, cultura organizacional, planeación estratégica y plan operativo, comunicación interna y externa, Matriz DOFA, observación "No participante" y entrevistas "No formales". Diferentes miembros de la organización manifestaron sobre las comunicaciones internas y externas del CPS, datos que permitieron sistematizar la información para posteriormente diseñar el Plan Operativo. Otro de los elementos que se tuvo en cuenta para la realización del proyecto fue la cultura organizacional, específicamente los elementos y las características. El objetivo general del proyecto consiste en la formulación de un plan operativo de comunicaciones para el CPS que permita fortalecer los diferentes canales de información; así mismo, la idea de crear otros recursos como el hipervínculo, buzón de sugerencias, señalética, entre otros. La Matriz DOFA fue la herramienta de recolección de información que permitió obtener datos con el fin de analizar más profundamente la realidad de las comunicaciones del Centro. Cerca de 15 personas entre funcionarios y usuarios del CPS participaron de esta actividad quienes fueron seleccionados aleatoriamente para dar su punto de vista acerca de las relaciones interpersonales y los medios de difusión. Cinco preguntas abiertas fueron diseñadas para este recurso de investigación en las que funcionarios respondieron de acuerdo al periodo que llevan prestando sus servicios a la organización, y en especial a la comunidad. Con el fin de fortalecer e identificar nuevos elementos que permitan un apoyo práctico a las dos herramientas anteriormente mencionadas, la observación "no participante" complementó estos ejercicios, y de igual manera, este ofrece una relación entre el investigador y el contexto el cual está estudiando. Los resultados determinaron diferentes variables de tipo cualitativo que contribuyeron al diseño y análisis del Plan Operativo, en el que se indicaron diferentes ítems como la actividad a ejecutar, un indicador, responsable y un objetivo en cada área.

Initially, This Project needed the conceptualization of corporate communication, organizational culture, strategic and operative planning, intern and extern communication, SWOT analysis, observation “non participant” and “non formal” interviews, as also a large part of the communications operative plan components. Different members of the organization and some users, gave its position over intern and extern communications of CPS, data that allowed the systematization of the information to design the communications operative plan. Another present element used to set up the project was the organizational culture, particularly the elements and characteristics. The project general objective, consist in create a communications operative plan for the CPS that allows strengthen the different channels for information diffusion as the informative bulletin and the internal board; furthermore, the idea of creating other resources as the hyperlink, suggestions box, direct contact associate – customer and some others. The SWOT matrix was the recollection of information tool that permitted to obtain accurate data with the purpose of deeply analyze the reality of the communications. Close to 15 people varied between associates and users of the CPS, participated of this activity, they were selected randomly to interview them about their point of view over the interpersonal relations and the diffusion tools. Five open questions were design for this investigation, where the associates answered accordingly to the period that they have worked for the organization and specially for the community. With the goal of reinforce and identify new elements that allow a practical support to the tools previously mentioned, the observation “non participant”, complemented this activities and as well offered a link between the researcher and the studied context. The results concluded different qualitative variables that contributed to the design and analyzes of the operative plan, where it indicated different items such as the activity to execute, an indicator, responsible, and an objective for each area.