Mejoramiento de los procedimientos relacionados con desarrollo de personal en el exterior en la Empresa Ecopetrol

Abstract

Este proyecto, fue basado en una práctica empresarial realizada en la coordinación de gestión humana de la empresa ECOPETROL, la cual esta encargada de coordinar la capacitación del personal que labora en Bogotá y la capacitación que se requiere realizar en elexterior tanto para los funcionarios que laboran en Bogotá como para los que trabajan en los diferentes distritos operacionales. El área específica de este proyecto fue la coordinación de acciones desarrollo en el exterior y en esta se encontró que no existia documentación de los procedimientos mediante la aplicación del ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Acturar). Como resultado del mejoramiento de los procedimientos se logró reducir un 24% el tiempo utilizado por el personal de la coordinación de géstión humana, permitiendo cargar toda la información que requiere el sistema SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos) para obtener automáticamente los diferentes reportes de personal y estadísticos y asu vez integrar esta información al sistema contable. La documentación de los procedimientos permite asegurar el cumplimiento de los presupuestos en el futuro y es la base para la implementación de la Norma ISO 9000 de 2000 em esa dependencia. Las principales conclusiones de este proyecto fueron: conocer y ejecutar los procedimientos en esa dependencia. Las principales conclusiones de este proyecto fueron: conocer y ejecutar los procedimientos directamente permitió la participación activa en las mejoras y en su implementación; el outsourcing en una forma de mejorar procedimientos facilitando que el equipo de trabajo asuma otras actividades de ECOPETROL fue una excelente oportunidad para adquirir experiencia profesional y a su vez dió mucha satisfacción poder aportar al crecimiento de su personal.

This project, was based on a managerial practice realized in the Coordination of Human Management of the comany ECOPETROL, which is in charge of coordinating the training the personnel that works in Bogota and the training that is needed to realize in the exterior so much for the civil servants that tehy work in Bogota as for those who are employed at the different operational districts.

The specific area of this project was the Coordination of davelopments that the workers make in companies that are out from Colombia. In this area was found that there was neither documentation of the procedures nor historical records of the trainings. To give response to this problem the Descriptive investigation was applied, since the priority was to describe the procedures and complemented and improve the procedures.

As results of the improvement of the procedures was achieved to reduce 24% of the time used by the personnel of the Coordination of Human Management, allowing to load all teh information that needs the System SAP (Systems, Applications and Products) to obtain automatically the different reports of personnel and statistics and intregrate this information to the countable systems, Applications and Products) to obtain automatically the different reports of personnel and statistics and integrate this information to the countable system. The documentation of the procedures allows assuring the fulfillment of the budgets in the future and is the base for the implementation of the ISO Norm 9000:2000 in this dependence.

The principal conclusions of this project were: to know and to excecute the procedures directly allowed the active participation in the improvements and in the implementation; the outsourcing is a was of improve the procedures facilitating that the team of work assumes other activities directly relatede to their mission. Finally, to develop the practice in a company like ECOPETROL´s dimension was an excellent opportunity to acquiere professional experience.