Revisión, actualización y mejoramiento del sistema de gestión documental para los procesos de ventas y logística dentro del sistema de gestión de calidad de la Empresa C.I. Saceites S.A

Abstract

La norma ISO 9001:2008 en el capítulo 4 establece que “La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional”. Frente a este requisito C.I. Saceites S.A. desde el año 2003 ha consolidado un sistema de gestión de la calidad que ha servido, desde el primer momento, como puente y soporte al mejoramiento continuo. Sin embargo, los cambios internos y del entorno a los que se ha enfrentado la compañía han ido evidenciado la necesidad, no sólo de actualización de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, sino también de la aplicación de un método de organización de documentos que se acople y sea más acorde con las necesidades actuales de la empresa. En el presente documento se realizó una revisión y actualización de los documentos del sistema de gestión de calidad de los procesos de ventas y logística de C.I. Saceites S.A. acoplándolos a la realidad de la empresa y a la forma en cómo se están realizando, al momento, las actividades de estos dos procesos. Esta actualización se logró con la colaboración y participación activa de los jefes de proceso y actores de los procedimientos. Adicionalmente se presentó una propuesta de organización para los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, basada en los requerimientos de la norma ISO 9001:2008 y en las sugerencias del grupo empresarial DICORP S.A. al que pertenece C.I. Saceites S.A. Finalmente se realizó la implementación de dicha propuesta de organización en los procesos de ventas y logística de la empresa.

Statute ISO 9001:2008, Chapter 4 states, “The organization shall establish, archive, enforce and maintain a system of quality management. Continuously improving the effectiveness according to the requirements of this International Standard” Following this requirement, since 2003 C.I. Saceites S.A established a Managing Quality System that led the company to a successful and consistent improvement from the very beginning. However internal changes and the business environment instability highlighted for a priority attention to update the system documents but also to apply a method of document organization that will suit better with the reality and current needs of the company. This paper submits an audit and an update of the documents that belong to the Quality Management System for the sales and logistics processes in C.I. Saceites S.A. following procedures that would suit the reality of the company and the way they are handling the activities of these two processes. The update was accomplished with the cooperation and active participation of the heads and other members of the processes and procedures. Additionally, a new proposal is seeking to find a procedure to file and organize the documents for the Quality Management System. This new form of organization is based on the requirements of ISO 9001:2008 and the suggestions of DICORP S.A. the business group to which C.I. Saceites SA belongs. Finally, the implementation of the new organization method was done in the sales and logistics process of the company.