Diseño y Documentación del Sistema de Gestión Documental en el Área de Operaciones y Servicio al cliente de la empresa INTERNATIONAL STUDENT CENTER COLOMBIA en Bucaramanga

Abstract

Este trabajo se realiza para cumplir con los estándares en materia del Sistema de Gestión Documental - SGD, expuestos por la Normativa Nacional y el Archivo General de la Nación, para obtener un mejor desarrollo en las actividades que se realizan en la empresa en estudio, preservar su institucionalidad. memoria y obtener los requisitos en caso de querer optar por una futura acreditación. Esto fue posible a través del diseño y documentación de un Sistema de Gestión Documental, el cual es monitoreado a través de una plataforma virtual responsable de almacenar y resguardar la información necesaria para el área de operaciones y atención al cliente del INTERNATIONAL STUDENT CENTER COLOMBIA. EI presente trabajo se realizó por etapas, la primera un diagnóstico integral donde se da a conocer el estado actual de la documentación, posteriormente se realiza una definición de requisitos y selección de la plataforma, aquí se toman en cuenta las pautas y formatos básicos requeridos, la presentación de la documentación y su implementación, también la divulgación en esta etapa se da a conocer a todos los colaboradores del área estudiada el sistema a implementar y el uso de la plataforma y finalmente el seguimiento y control que se realiza desde el inicio de la obra hasta su divulgación.

This work is carried out to comply with the standards regarding the Document Management System SGD, exposed by the National Regulations and the General Archive of the Nation, to obtain a better development in the activities carried out in the company under study, preserve its institutional memory and obtain the requirements in case of wanting to opt for future accreditation. This was possible through the design and documentation of a Document Management System, which is monitored through a virtual platform responsible for storing and safeguarding the necessary information for the operations and customer service area of INTERNATIONAL STUDENT CENTER COLOMBIA. The present work was carried out in stages, the first a comprehensive diagnosis where the current status of the documentation is made known, later a definition of requirements and selection of the platform is carried out, here the guidelines and basic formats required are taken into account, the presentation of the documentation and its implementation, also the disclosure at this stage is made known to all collaborators of the studied area the system to be implemented and the use of the platform and finally the monitoring and control which is carried out from the beginning of the work until its disclosure.