Actualización de la documentación, mantenimiento e implementación del sistema de gestión de calidad NTCGP 1000:2009 en la Contraloría General de Santander

Abstract

En el proceso para la puesta en marcha del Sistema de Gestión de la Calidad se identifican varias etapas básicas que se deben desarrollar de manera secuencial y sistemática siendo estas:  Diagnóstico  Planeación  Diseño  Implementación  Evaluación Basándonos en estas 5 etapas la Contraloría General de Santander, en el primer ciclo de este proceso logra dejar culminado hasta la etapa de diseño, ciclo que hasta ese momento se venía trabajando con la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública, NTCGP-1000 versión 2004, la cual hasta ese momento se encontraba en vigencia, pero, por motivos de actualización esta norma es modificada y publicada bajo la versión 2009. Una vez culminada la actualización de la documentación, se procede con la etapa de implementación, etapa que se realizó mediante capacitaciones, socializaciones, publicaciones, entre otras. Para esto se contó con el apoyo del equipo MECI-CALIDAD conformado por funcionarios de la entidad, con quienes se socializaban los avances obtenidos y los logros alcanzados en el proceso, los cuales eran analizados conjuntamente en las reuniones realizadas; en estas reuniones se trataban temas como los las actividades a realizar, se estudiaba el resultado de las actividades ya realizadas y se dictaban charlas de temas referentes al proceso. Para lograr la comunicación directa con todos los funcionarios de la entidad se utilizaron herramientas y actividades como: folletos informativos, entrevistas directas, medios digitales como correos electrónicos, CD´S, socializaciones, capacitaciones, entre otros.

In the process of implementing the Quality Management System, several core stages were identified stages that should be developed sequentially and systematically. Core Stages  Diagnosis  Planning  Design  Implementation  Assessment The Comptroller General of Santander, based on these 5 stages, managed to finish the design stage of the first cycle in the process. This cycle, which until recently worked under the Technical Standard of Quality for Public Management - NTCGP-1000 - 2004 version, was modified due to the release of the 2009 version of the standard. In order to continue with the following stages of the process, the second cycle must begin by updating the established documentation with the purpose of modifying it and adjusting it to the requirements of the 2009 version of the standard. Once the documentation is updated, the implementation stage takes place. This stage was made through trainings, meetings, and publications among others. To achieve this, the MECI-QUALITY team (composed by entity officials) provided its support by sharing progress and achievements obtained during the process which were analyzed during the team meetings. In these meetings, in addition to lectures about subjects related to the process, were also discussed issues such as programmed activities and previous activities results. The use of different tools and activities such as: brochures, direct interviews, digital media such as email, CD'S, socializations and training, among others were necessary to reach all the staff members of the entity.