Diseño e implementación de mejoras en los Procesos Administrativos y Financieros de la Empresa Apocalipsis 3:20 Sucesión S.A.S

Abstract

El presente informe tiene como objetivo el diseño e implementación de mejoras en los procesos administrativos y financieros de la empresa Apocalipsis 3:20 Sucesión S.A.S, para lo cual se evaluaron aquellos elementos que presentaban debilidades en la gestión de la información administrativa y que repercute en los indicadores financieros de la organización, identificando que el principal problema se representaba por la escasa eficiencia con que se registraban y procesaban los datos de las actividades de producción y ordenes de despacho, al ser tareas manuales y no aprovechar las aplicaciones tecnológicas con que cuenta la empresa, lo que dificultaba la elaboración de los informes de seguimiento y control a dichas operaciones. Con el uso de las hojas de cálculo y el diseño de formatos automatizados, se mejoró sustancialmente los tiempos y la disminución de errores al recabar y procesar los datos y se creó la base para enlazar esta información con otras bases de datos que puedan manejar más eficientemente. Estos resultados permitieron concluir de manera general, que la organización no aprovecha de forma óptima sus recursos tecnológicos y por ende sus procesos en el manejo de información tienden a ser ineficientes. Las recomendaciones se enfocan hacia la implementación de un programa continuo de mejora aprovechando las herramientas ofimáticas, en especial las hojas de cálculo, para tener información más exacta y manejable al ser digital; al mismo tiempo, el aprovechamiento de la página Web de la institución como canal de comunicación bidireccional con los clientes que permita atender de mejor forma sus necesidades.

The objective of this report is the design and implementation of improvements in the administrative and financial processes of the company Apocalipsis 3:20 Sucesión SAS, for which those elements that presented weaknesses in the management of administrative information and that have repercussions on the financial indicators of the organization, identifying that the main problem was represented by the low efficiency with which the data of production activities and dispatch orders were recorded and processed, as they were manual tasks and did not take advantage of the technological applications available to the company , which made it difficult to prepare the monitoring and control reports for these operations. With the use of spreadsheets and the design of automated formats, times and errors were substantially improved when collecting and processing data, and the basis was created to link this information with other databases that can be handled more efficiently. . These results allowed to conclude in a general way that the organization does not make optimal use of its technological resources and therefore its processes in information management tend to be inefficient. The recommendations are focused on the implementation of a continuous improvement program taking advantage of office automation tools, especially spreadsheets, to have more accurate and manageable information as it is digital; at the same time, the use of the institution's website as a two-way communication channel with clients that allows them to better meet their needs.